Meskipun telah banyak artikel, postingan Instagram ataupun video di Tiktok yang membahas etika atau aturan dalam mengirimkan email ke dosen, namun ternyata masih banyak mahasiswa yang belum tau atau belum paham hal penting ini. Terbukti masih ada beberapa email yang masuk ke inbox saya tanpa memperhatikan hal-hal penting tersebut.
 |
| Contoh email yang kurang tepat |
Untuk itu saya ingin membagikan 5 hal penting berikut ini yang perlu anda perhatikan jika ingin berkomunikasi dengan dosen melalui email:
1. Tuliskan Subject
Subject ini sangat penting dalam komunikasi email, karena penerima akan mengetahui secara cepat maksud dari si pengirim email tersebut sebelum membukanya dan membaca secara detail. Kesalahan fatal jika anda mengirimkan email tanpa menuliskan subject/topik, bahkan beberapa email filter akan menkategorikan email anda masuk ke folder spam.
Tuliskan subject email dengan singkat dan jelas. Misal anda akan mengumpulkan tugas melalui email jangan hanya menuliskan "Tugas" lebih baik diganti dengan "Tugas matakuliah ABC", atau saat anda ingin melakukan konfirmasi nilai ujian jangan menuliskan "Nilai" lebih baik ditulis "Konfirmasi nilai ujian akhir matakuliah XYZ". Hal ini akan memudahkan dosen anda untuk memahami maksud dari email yang anda kirimkan.
2. Kata pembuka
Gunakan kata pembuka yang sopan dan baik, misalnya: Assalamualaikum pak, Selamat pagi bu, Dear pak XYZ, dll. Jangan gunakan bahasa percakapan sehari-hari dalam menuliskan kata pembuka ini, contohnya berikut ini yang harus anda hindari: Halo dab, Hi bro, Halo pak, dll.
3. Identitas anda
Anda harus pahami bahwa dosen tidak bisa menghapal satu-persatu nama mahasiswa yang begitu banyak, apalagi hanya tulisan di email, maka identitas ini sangat penting ketika anda berkomunikasi dengan email. Perkenalkan diri anda setelah menuliskan salam pembuka, sebutkan nama, nomer identitas dan hubungan anda dengan dosen tersebut. Misalkan: Nama saya ABC dengan nim 123, saya adalah mahasiswa bapak di kelas XX pada matakuliah ABC.
4. Isi email
Tuliskan isi email dengan jelas sesuai maksud anda. Gunakan bahasa resmi dan sopan, hindari penggunaan bahasa sehari-hari dan jangan menyingkat kata-kata. Gunakan kata ganti Saya, dan jangan menggunakan kata ganti aku, akuh, gue, atau yang sejenisnya.
Hal lain yang perlu anda perhatikan adalah jangan memerintah "dosen", misalkan: tolong diperiksa, tolong disetujui, tolong dibalas, dll. Kalaupun anda memerlukan dosen untuk segera melakukan sesuatu hal, maka sampaikan secara tidak langsung, misalkan: Jika ada ada suatu hal yang perlu diperbaiki, mohon kiranya bapak memberitahu saya. Hal ini lebih nyaman bagi dosen untuk melakukan sesuatu hal untuk anda.
5. Pahami kesibukan dosen
Anda perlu pahami bahwa dosen tidak menerima email dari anda saja, dan berbagai macam kesibukan yang lain. Anda jangan terlalu berharap email akan dibalas dengan segera, kalaupun dosen segera membalas dengan cepat maka itulah keberuntungan anda. Waktu normal bagi dosen untuk membalas email adalah 3-4 hari kerja, jika lebih dari 5 hari anda belum mendapatkan balasan, anda bisa mengingatkan kembali dengan melakukan reply pada email sebelumnya.
Hal penting diatas tidak hanya dilakukan dalam mengirimkan email ke dosen, tetapi anda juga perlu perhatikan ketika mengirimkan email untuk lamaran pekerjaan, berkomunikasi dengan atasan ataupun komunikasi dengan rekan kerja.
Hal yang sama juga perlu diperhatikan jika anda menggunakan WA, Telegram, Line atau aplikasi messenger lainnya dalam berkomunikasi dengan dosen, yaitu: gunakan salam pembuka, perkenalkan diri anda dan tuliskan hal yang akan anda tanyakan. Untuk aplikasi chat ini anda tidak perlu menggunakan subject. Cukup mudah khan?
Beberapa tulisan diambil dari artikel:
